Lors d’un diagnostic chez une PME genevoise de 18 collaborateurs, le directeur a posé la question directement : « kSuite fait-il vraiment tout ce que Microsoft 365 fait ? »

Celveo, plateforme de solutions cloud souveraines pour les PME de Suisse romande, entend cette question très régulièrement. La réponse n’est pas si radicale et selon ce que vous faites vraiment avec Microsoft 365 au quotidien, ça peut plus ou moins changer votre décision.

Cet article pose la comparaison là où elle est rarement faite : pas sur les fonctionnalités marketing, mais sur ce que vous perdez concrètement si vous migrez et sur ce que vous gagnez juridiquement si vous ne le faites pas.

Ce que les deux suites couvrent de manière équivalente

Pour une PME dont les usages se limitent à la messagerie, aux agendas partagés, au stockage de fichiers et aux réunions vidéo, kSuite couvre l’essentiel sans compromis notable. kMail gère les domaines personnalisés, les alias et les règles de filtrage. kDrive permet le partage avec des droits granulaires et la collaboration sur des documents en temps réel. kMeet assure la visioconférence jusqu’à plusieurs dizaines de participants, depuis le navigateur, sans installation. kChat remplace Slack ou Teams pour la messagerie d’équipe interne, avec des canaux, des fils de discussion et le partage de fichiers intégré.

Là où Microsoft 365 conserve un avantage net, c’est sur trois points précis. La profondeur d’intégration entre Teams, Exchange, SharePoint et les outils de sécurité comme Defender ou Entra ID n’a pas d’équivalent chez Infomaniak. Les macros VBA dans Excel ne fonctionnent pas dans OnlyOffice, ce qui bloque les PME qui pilotent leur comptabilité ou leurs reportings sur des fichiers fortement automatisés. Et l’écosystème d’intégrations tierces (connecteurs CRM, ERP, outils RH) est nettement plus riche du côté Microsoft.

Selon une étude Swiss ICT de 2024, 58 % des entreprises suisses prévoient d’augmenter leurs dépenses en hébergement local dans les deux prochaines années, mais la majorité d’entre elles citent des dépendances métiers comme principal frein à la migration.

Ce qu’on ne récupère pas facilement en quittant Microsoft

C’est la question que les comparatifs fonctionnels ne posent jamais : que se passe-t-il quand vous voulez partir ? L’enfermement propriétaire de Microsoft 365 a un coût mesurable, distinct du coût de licence, et il devient visible précisément au moment où vous décidez de migrer.

L’export des emails depuis Exchange fonctionne via le format PST ou via IMAP. Les emails eux-mêmes passent sans difficulté. Ce qui ne passe pas proprement, ce sont les dossiers partagés configurés manuellement, les règles de routage complexes, et surtout les boîtes aux lettres de ressources (salles de réunion et équipements) dont la configuration doit être reconstruite de zéro dans kMail. Sur une migration accompagnée par l’équipe Celveo chez une PME vaudoise de 25 collaborateurs, ce poste a représenté environ un tiers du temps de migration total, pour un périmètre que personne n’avait cartographié en amont.

L’historique Teams est le point le plus difficile. Il n’existe pas de mécanisme d’export standard qui préserve les fils de conversation Teams avec leurs métadonnées, leurs fichiers joints et leurs réactions. Microsoft propose un export partiel via le Centre de conformité, en format JSON, qui n’est pas directement importable dans kChat. En pratique, les PME qui migrent repartent avec un historique de conversation à zéro dans kChat, et conservent un accès en lecture seule à Teams pendant une période de transition, le temps que l’historique ne soit plus opérationnellement nécessaire. C’est faisable, mais ça doit être anticipé et communiqué aux équipes avant la bascule, pas après.

Les fichiers SharePoint migrent vers kDrive via des outils de transfert standard. La structure des dossiers est préservée. Ce qui ne l’est pas systématiquement, ce sont les permissions granulaires configurées au niveau des sous-dossiers : elles doivent être vérifiées et reconfigurées manuellement dans kDrive après le transfert.

Formats ouverts vs formats propriétaires : ce que ça change au quotidien

OnlyOffice et la compatibilité .docx/.xlsx. OnlyOffice, le moteur bureautique intégré dans kSuite, gère nativement les formats Microsoft — .docx, .xlsx, .pptx. Pour les usages standards, la compatibilité est bonne : mise en page, styles, tableaux, formules de base fonctionnent sans problème à l’ouverture et à l’enregistrement. Les frictions apparaissent sur des fonctionnalités avancées : les macros VBA, les formulaires avec champs de contenu, certains graphiques Excel complexes et les fichiers avec des liaisons entre classeurs. Pour une PME qui échange des documents de travail courants avec des partenaires sous Microsoft, le risque de désalignement est faible. Pour une PME dont des processus métiers reposent sur des fichiers Excel macrosés ou des modèles Word avec des champs dynamiques, c’est un point à tester avant de migrer, pas après.

Le vrai avantage des formats ouverts n’est pas la compatibilité immédiate avec Microsoft, c’est la portabilité à long terme. Un fichier .odt ou un document OnlyOffice peut être ouvert dans dix ans par n’importe quelle suite bureautique open source, sans dépendre de la politique tarifaire ni des décisions de dépréciation d’un éditeur. Un fichier .docx avec des macros VBA complexes est de facto lié à l’écosystème Microsoft pour son fonctionnement complet.

OpenStack vs infrastructure Azure pour les PME avec des applications hébergées. Pour les PME qui ne se limitent pas à une suite bureautique mais hébergent aussi des applications métiers (ERP, site web, base de données clients, outil de gestion de projet), la question des standards ouverts devient structurelle. Azure repose sur une architecture propriétaire : les machines virtuelles, les bases de données managées, les réseaux virtuels sont configurés via des API Microsoft. Une application déployée sur Azure qui utilise des services managés comme Azure SQL ou Azure Functions ne peut pas être migrée vers un autre fournisseur sans réécriture partielle.

Infomaniak Public Cloud repose sur OpenStack, le standard open source utilisé notamment par le CERN et par plusieurs clouds publics européens. Une application déployée sur une instance OpenStack peut migrer vers n’importe quel autre fournisseur OpenStack (Exoscale, OVHcloud, Infomaniak) sans modification de l’architecture. C’est la différence entre un prestataire et une dépendance.

Concrètement, pour une PME de 30 collaborateurs avec un ERP hébergé sur Azure, un changement de prestataire signifie un projet de migration de trois à six mois. Sur OpenStack, le même changement peut se faire en quelques jours avec un simple transfert d’images de machines virtuelles.

Ce que Celveo recommande pour ses clients

Ne pas choisir kSuite pour fuir Microsoft, mais pour des raisons positives : hébergement en Suisse, conformité nLPD native, facturation prévisible sans frais de bande passante sortante, et absence d’exposition au CLOUD Act. Pour une PME de 10 à 60 collaborateurs avec des usages bureautiques standards et sans dépendances profondes à l’écosystème Microsoft, kSuite est aujourd’hui une alternative crédible et économiquement avantageuse.

Pour les PME avec des macros VBA critiques, des intégrations métiers profondes ou un Active Directory en production, la migration vers kSuite demande une phase de cartographie sérieuse avant toute décision. Ce n’est pas une migration impossible, c’est une migration qui se prépare différemment. La plupart des projets qui se passent mal ne sont pas des erreurs de choix d’outil : ce sont des erreurs d’évaluation préalable.

Si vous voulez savoir précisément ce qui migrerait bien et ce qui poserait problème dans votre configuration actuelle, contactez-nous.